7月 212012
 

Gmailを使う際の注意点や、便利な機能などを以下にご紹介致します。
是非参考にして下さい。

最適なブラウザChromeへの変更

Google社のGmailは、同社のWebブラウザChromeに最適化されています。
例えば、Chromeではファイルの添付がドラッグ&ドロップで可能ですが、
他のブラウザでは出来ません。
Gmailを使う際にはChromeを使用することをお奨めします。

〈方法〉
以下のURLからChromeのダウンロードとインストールが出来ます。
http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=ja&answer=95346

受信環境によらないテキストメールの保持

メールは「テキスト形式」と「HTML形式」の二種類があります。
「HTML形式」では、色や画像を使用出来ますが、作成されたメールを読むには、
この形式に対応したメールソフトが受信者側に必要になります。
「テキスト形式」でメールを作成すれば、受信者の環境によらず読むことが出来ます。
受信者がどのようなメールソフトを使っているのかわからない際は、
「テキスト形式」でメールを送るようにしましょう。

〈方法〉

  1. メール作成のウィンドウを出す。
  2. 「<<書式なしのテキスト」をクリックする。
    次から書式なしテキストがデフォルトになります。
    ただし、Gmailの設定(画面右上の歯車)で入力した署名が、
    HTML(リッチテキスト)形式ですと変化がありませんので、注意して下さい。

Gmail Labsでより実用的にカスタマイズ

Gmailには更に便利な機能をカスタマイズ出来る、Labsというサービスがあります。

〈方法〉

  1. Gmailの設定(画面右上の歯車)から、「設定」をクリックする。
  2. 「Labs」をクリックする。
  3. 適応したい機能を選び、「有効にする」をクリックする。
  4. 下までスクロールし、「変更を保存」をクリックする。

様々な機能の中でも、業務の上で実用的だと思われる3つを以下にご紹介致します。

 常に全員に返信

返信をする際は、常に「全員に返信」で設定されます。
逐一設定をせずに、CC付きで受け取ったすべての方に返信が出来るため、
仕事のやりとりの共有に有効的です。
送信者にのみ返信を行いたい際は、「全員に返信」から「返信」に切り替えれば適応されます。

 既読ボタン

逐一メールを開かなくてもボタン一つで既読にすることが出来ます。
読む必要がないメールが大量に届く際などに便利な機能です。
トップに「既読する」が表示されるのでそれをクリックすれば適応されます。

 返信定型文

よく使う文章を登録しておくと、その都度入力する手間を省くことが出来ます。
Chromeを使っていない場合は、この機能で本文だけは定型文が使えます。
定型文の入力は以下の通りです。

  1. メール作成のウィンドウを出す。
  2. 件名の下の「返信定型文」をクリックし、「返信定型文を作成」を選択する。
  3. 定型文のタイトルを入力し、OKをクリックする。
  4. 件名や本文に定型文を入力する。
  5. 「返信定型文」をクリックし、「保存」で指定したタイトルを選択する。
  6. 「上書きして続行」のメッセージにOKをクリックする。

これ以外でも様々な便利な機能がありますので、
お好みでカスタマイズして頂ければと思います。

 

 

 Posted by at 11:35 AM

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